POLÍTICA DE TRATAMIENTOS DE DATOS PERSONALES ASOCIACIÓN COLOMBIANA DE GERONTOLOGÍA Y GERIATRÍA.

1. Consideraciones previas.

El Artículo 15 de la Constitución Política consagra lo siguiente:

ARTÍCULO 15. Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución.

La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley.

Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la ley.

Del mencionado precepto constitucional, se observa la consagración de tres derechos fundamentales autónomos a saber, intimidad, buen nombre y habeas data, cuyo contenido, si bien tienen estrecha relación, tienen sus propias particularidades. Así las cosas, se tiene que el derecho al habeas data salvaguarda lo relacionado con el conocimiento, actualización y rectificación de la información contenida en los mencionados bancos de datos.

2. Identificación del responsable del tratamiento.

La ASOCIACIÓN COLOMBIANA DE GERONTOLOGÍA Y GERIATRÍA, en adelante ACGG, identificada con Nit.830009650-1, con domicilio principal en la ciudad de Bogotá, aprobada legalmente por medio de la Personería Jurídica número 3086, constituida en octubre 12 de 1973 en la ciudad de Bogotá, asociación civil, autónoma, de carácter científico, apolítica y sin ánimo de lucro, formada por profesionales con título universitario de postgrado en Gerontología y Geriatría y afines y otras profesiones afines.

• Domicilio: Carrera 7 C Bis # 139-17 de la ciudad de Bogotá.
• Correo electrónico: Presidencia@acgg.org.co Administracion@acgg.com.co.

3. Introducción.

En cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, la ACGG adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en desarrollo de sus actividades asociativas, administrativas, académicas, sociales, contractuales, comerciales o laborales.

De esta manera, la ACGG manifiesta que garantiza los derechos a la privacidad, la intimidad y el buen nombre de los titulares, en el tratamiento de los datos personales. En consecuencia, todas sus actuaciones relacionadas con el manejo de información personal se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad, conforme a la normatividad vigente.

Todas las personas que, en desarrollo de las diferentes actividades asociativas, sociales, administrativas, académicas, contractuales, comerciales o laborales, ya sea de manera permanente u ocasional, suministren a la Asociación cualquier tipo de información o dato personal, tendrán derecho a conocer, actualizar y rectificar dicha información, de conformidad con los procedimientos establecidos en la presente política y en la normativa aplicable.

4. Marco Legal.

• Constitución Política, artículo 15.
• Ley 1581 de 2012.
• Decreto 1377 de 2013. 

5. Definiciones.

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular del dato para llevar el tratamiento.
• Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento
• Consulta: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por este o por la Ley para conocer la información que reposa sobre ella en bases de datos o archivos.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Estos datos se clasifican en sensibles, públicos, privados y semiprivados.

• Dato personal sensible: Información que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, entre otros).
• Dato personal público: Es el dato calificado como tal, según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas. Son públicos, entre otros, los datos personales existentes en el registro mercantil de las Cámaras de Comercio.
• Dato personal privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada, sólo es relevante para la persona titular del dato.
• Dato personal semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular, sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como, entre otros, el dato referente al cumplimiento e incumplimiento de las obligaciones financieras o los datos relativos a las relaciones con las entidades de la seguridad social.
• Información: Se refiere a un conjunto organizado de datos contenido en cualquier documento que los responsables y/o encargados del tratamiento generen, obtengan, adquieran, transformen o controlen.

Esta información se clasifica en Publica, publica clasificada, publica reservada y en datos abiertos.

• Información pública: Es toda información que el responsable y/o encargado del tratamiento, genere, obtenga, adquiera, o controle en su calidad de tal.
• Información pública clasificada: Es aquella información que estando en poder de un sujeto responsable en su calidad de tal, pertenece al ámbito propio, particular y privado o semiprivado de una persona natural o jurídica, por lo que su acceso podrá ser negado o exceptuado, siempre que se trate de las circunstancias legítimas y necesarias y los derechos particulares o privados consagrados en la ley.
• Información pública reservada: Es aquella información que estando en poder de un sujeto responsable en su calidad de tal, es exceptuada de acceso a la ciudadanía por daño a intereses públicos. Documento de.
• Datos abiertos: Son todos aquello datos primarios o sin procesar, que se encuentran en formatos estándar e interoperables que facilitan su acceso y reutilización, los cuales están bajo la custodia de las entidades públicas o privadas que cumplen con funciones públicas y que son puestos a disposición de cualquier ciudadano, de forma libre y sin restricciones, con el fin de que terceros puedan reutilizarlos y crear servicios derivados de los mismos.
• Encargado del tratamiento: Persona que realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable del tratamiento.
• Reclamo: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por este o por la ley para corregir, actualizar o suprimir de sus datos personales.
• Responsable del tratamiento: Persona que decide sobre la recolección y fines del tratamiento. Puede ser, a título de ejemplo, la empresa dueña de la base de datos o sistema de información que contiene datos personales.
• Titular del dato: Es la persona natural a que se refieren los datos.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales como, entre otros, la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o supresión de esa clase de información.

6. Principios relacionados con la recolección de datos personales.

El tratamiento de datos personales debe realizarse respetando las normas generales y especiales sobre la materia y para actividades permitidas por la ley. En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente política, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:

• Principio de libertad: La recolección de los datos sólo puede ejercerse con la autorización previa, expresa e informada del titular, salvo mandato legal o judicial que revele el consentimiento.
• Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al Titular. Se informa al titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada y por tanto, no se recopilan datos sin una finalidad específica.
• Principio de temporalidad: Los datos personales se conservan únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir la finalidad del tratamiento y las exigencias legales o instrucciones de las autoridades de vigilancia y control u otras autoridades competentes.

Los datos son conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Para determinar el término del tratamiento, se consideran las normas aplicables a cada finalidad y los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades se procederán a la supresión de los datos.

• Principio de no discriminación: Queda prohibido realizar cualquier acto de discriminación por las informaciones recaudadas en las bases de datos o archivos.

• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

• Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

• Principio de acceso restringido: Sólo se permitirá acceso a los datos personales a las siguientes personas: Al titular del dato. B. A las personas autorizadas por el titular del dato. C. A las personas que por mandato legal u orden judicial sean autorizadas para conocer la información del titular del dato.

• Principio circulación restringida: Sólo se puede enviar los datos personales a las siguientes personas: A. Al titular del dato. B. A las personas autorizadas por el titular del dato. C. A las personas que por mandato legal u orden judicial sean autorizadas para conocer la información del titular del dato.

• Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales, cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.

7. Datos e información que se recopila.

En desarrollo de sus actividades institucionales, científicas, académicas, administrativas y contractuales, la ACGG podrá recolectar, almacenar, usar, actualizar, transmitir o suprimir diferentes tipos de datos personales e información de sus asociados, trabajadores, contratistas, proveedores, participantes en eventos, investigadores y demás personas que tengan relación con la organización.

En este sentido, la ACGG podrá recopilar y tratar las siguientes categorías de datos personales e información, de acuerdo con la naturaleza de la relación que exista entre el titular y la organización:

• Datos de identificación: La ACGG podrá recopilar datos básicos de identificación de los titulares, tales como nombres y apellidos, tipo y número de documento de identidad, fecha y lugar de nacimiento, nacionalidad, sexo o género, firma y fotografía, con el fin de identificar adecuadamente a los asociados, trabajadores, contratistas, proveedores o participantes en las diferentes actividades desarrolladas por la organización.
• Datos de contacto: La ACGG podrá recolectar información de contacto como dirección de residencia, ciudad y país, números de teléfono fijo y celular, correo electrónico personal o institucional y dirección para correspondencia, con el propósito de mantener comunicación con los titulares, enviar información institucional, académica o administrativa, y gestionar trámites relacionados con las actividades de la Asociación.
• Información académica y profesional: La ACGG podrá recopilar información relacionada con la formación académica y trayectoria profesional de los titulares, incluyendo profesión u ocupación, especialidad o área de conocimiento, títulos académicos obtenidos, instituciones educativas donde se realizaron los estudios, número de registro o tarjeta profesional, experiencia profesional, cargo actual e institución o entidad en la cual laboran.
• Información laboral: La ACGG podrá recolectar información relacionada con la actividad laboral de los titulares, como la entidad o institución empleadora, el cargo desempeñado, el tipo de vinculación laboral o contractual, la hoja de vida o perfil profesional y las certificaciones laborales, con el fin de gestionar procesos administrativos, académicos, investigativos o de participación institucional.
• Información de asociados o miembros: La ACGG podrá recopilar información relativa a la afiliación de sus miembros, como el número o código de afiliación, la fecha de ingreso a la asociación, la categoría o tipo de afiliación, el estado de la membresía, el registro de participación en asambleas, reuniones o actividades institucionales, así como el historial de aportes o cuotas de afiliación.
• Información administrativa y financiera: La ACGG podrá recolectar información administrativa y financiera necesaria para el cumplimiento de sus funciones, tales como información de facturación, registros de pagos o aportes, información bancaria para la realización de pagos o devoluciones, y registros de donaciones o contribuciones realizadas a la organización.

• Información para eventos académicos y científicos: La ACGG podrá recopilar información relacionada con la participación en eventos académicos, científicos o institucionales, incluyendo la inscripción a congresos, seminarios, cursos o capacitaciones, el registro de asistencia, la presentación de ponencias o trabajos académicos y la expedición de certificados de participación.

• Información contractual y de proveedores: La ACGG podrá recolectar información de identificación, contacto y documentación relacionada con contratistas o proveedores, incluyendo documentos contractuales, certificaciones, soportes administrativos e información bancaria necesaria para la ejecución de contratos y el cumplimiento de obligaciones económicas.

• Información de comunicaciones institucionales: La ACGG podrá recopilar información relacionada con las comunicaciones institucionales, como la suscripción a boletines informativos, la participación en encuestas, consultas o actividades institucionales y las preferencias de comunicación de los titulares.

• Información tecnológica o de acceso a plataformas: La ACGG podrá recolectar información tecnológica derivada del uso de sus plataformas digitales o sitios web, como direcciones IP, registros de acceso a sistemas o plataformas institucionales, historial de interacción con herramientas tecnológicas y otros datos necesarios para garantizar el funcionamiento, seguridad y administración de los sistemas de información.

• Datos sensibles: De manera excepcional, la Asociación podrá tratar datos sensibles cuando sea estrictamente necesario para el desarrollo de sus actividades institucionales, académicas o científicas, tales como información relacionada con la salud o investigaciones en el ámbito de la gerontología y la geriatría, siempre con la autorización expresa del titular y garantizando las medidas de seguridad y confidencialidad establecidas en la Ley 1581 de 2012 y bajo la supervisión de la Superintendencia de Industria y Comercio.

8. Deberes de los responsables del tratamiento.

Atendiendo a que la ACGG es una asociación sin ánimo de lucro que maneja datos de personas naturales y por ende, responsable del tratamiento, se encuentra sujeta a cumplir una serie de obligaciones establecidas en el artículo 17 y son las siguientes:

1. a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
2. b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
3. c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
4. d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
5. e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
6. f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
7. g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
8. h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
9. i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
10. j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;
11. k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
12. l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
13. m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
14. n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
15. o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
16. Deberes de los encargados del tratamiento.

Las personas que, en virtud de su calidad de asociados, trabajadores, directivos, colaboradores, contratistas o terceros vinculados a la ACGG, y que por razón de sus funciones, actividades o participación dentro de la organización dispongan, administren o tengan acceso a datos personales o información de asociados, beneficiarios, usuarios, proveedores, empleados o cualquier tercero, serán responsables de garantizar su adecuada custodia, confidencialidad, uso correcto y tratamiento conforme a la normativa vigente.

En consecuencia, deberán actuar en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes, especialmente en lo relacionado con los deberes de los encargados del tratamiento de datos personales establecidos en su Artículo 18.

1. a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
2. b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
3. c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley;
4. d) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
5. e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley;
6. f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;
7. g) Registrar en la base de datos las leyenda «reclamo en trámite» en la forma en que se regula en la presente ley;
8. h) Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
9. i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
10. j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
11. k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
12. l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
13.  

La presente política es de obligatorio y estricto cumplimiento para todos los asociados, directivos, trabajadores, empleados, contratistas, colaboradores y terceros que, en desarrollo de sus funciones o actividades, tengan acceso o realicen tratamiento de datos personales en nombre de la ACGG.

Todas las personas vinculadas a la ACGG deberán conocer, observar y respetar estas políticas en el ejercicio de sus funciones, actividades o responsabilidades dentro de la organización.

En los casos en que no exista vínculo laboral, la ACGG deberá incorporar en los contratos, convenios o acuerdos correspondientes una cláusula mediante la cual los contratistas, proveedores o terceros que actúen en nombre de la ACGG se obliguen a cumplir las presentes políticas y la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, especialmente lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012.

El incumplimiento de estas disposiciones podrá dar lugar a las sanciones disciplinarias, contractuales o estatutarias a que haya lugar, según la naturaleza del vínculo con la ACGG. Lo anterior, sin perjuicio de la responsabilidad civil, contractual o patrimonial que pueda derivarse por los daños y perjuicios ocasionados a los titulares de los datos personales o a la ACGG, como consecuencia del incumplimiento de estas políticas o del tratamiento indebido de la información.

11. Derechos de los titulares de datos.

Las personas obligadas a cumplir estas políticas deben respetar y garantizar los siguientes derechos de los titulares de los datos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.
• Ser informado por el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

12. Tratamiento de datos de menores.

En la recolección, uso y tratamiento de los datos personales, la ACGG garantizará el respeto de los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes se encuentra prohibido, salvo cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012, y siempre que dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros:

• Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
• Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Una vez verificados los anteriores requisitos, el representante legal o tutor del niño, niña o adolescente deberá otorgar la autorización correspondiente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta su grado de madurez, autonomía y capacidad para comprender el asunto.

La ACGG deberá velar por el uso adecuado de los datos personales de los menores de edad, aplicando en todo momento los principios, derechos y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias.

De conformidad con lo dispuesto en los artículos 44 y 45 de la Constitución Política de Colombia, y en concordancia con el Ley 1098 de 2006, los derechos de los menores de edad deben ser interpretados y aplicados de manera prevalente, por lo cual su protección debe observarse con especial cuidado.

13. De la autorización.

Los obligados a cumplir esta política deberán obtener de parte del titular su autorización previa, expresa e informada para recolectar y tratar sus datos personales. Esta obligación no es necesaria cuando se trate de datos de naturaleza pública, tratamiento de información para fines históricos, estadísticos o científicos, en los cuales no se vincule la información a una persona específica y datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

• Medios para otorgar la autorización

La ACGG obtendrá la autorización de los titulares para el tratamiento de sus datos personales mediante diferentes medios, entre ellos documentos físicos, electrónicos, mensajes de datos, formularios, correo electrónico, Internet, sitios web, plataformas digitales o cualquier otro formato que permita evidenciar de manera clara la manifestación de voluntad del titular.

En todo caso, dichos mecanismos deberán permitir la obtención del consentimiento previo, expreso e informado, mediante conductas inequívocas a través de las cuales se pueda concluir razonablemente que, de no haberse otorgado la autorización por parte del titular o de la persona legitimada para hacerlo, los datos personales no habrían sido recolectados ni almacenados en las bases de datos de la ACGG.

La autorización será solicitada por la ACGG de manera previa al tratamiento de los datos personales, informando al titular sobre la finalidad del tratamiento, los derechos que le asisten y los canales dispuestos para ejercerlos, de conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y las normas que la reglamentan.

14. Transferencia de datos personales.

Según el Artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, se prohíbe la transferencia de datos personales de cualquier tipo a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los que la presente ley exige a sus destinatarios.

15.  Consultas.

Todas las consultas que realice el titular o sus causahabientes para conocer sus datos que reposen en la ACGG se canalizaran a través de los canales que tienen la Asociación para el efecto. En todo caso es necesario dejar prueba de la consulta.

16. Reclamos. 

Todos los reclamos que presenten los titulares de los datos personales o sus causahabientes, con el fin de conocer, actualizar, rectificar o suprimir la información personal que repose en las bases de datos de la ACGG, deberán canalizarse a través de los mecanismos y canales dispuestos por la Asociación para tal efecto.

Los reclamos tendrán por objeto corregir, actualizar o suprimir datos personales, así como presentar quejas por el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 y en la presente política de tratamiento de datos personales.

Si el reclamo presentado por la titular resulta incompleto, la ACGG requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recepción. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, la ACGG informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se dará respuesta, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

17. Seguridad de la información y medidas de seguridad.

Dando cumplimiento al principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, la ACGG adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.